03/09/2015

Des séances de travail efficaces, une réserve de productivité immédiate pour sortir de l’impasse budgétaire ?

 

Le contexte économique incertain pousse les acteurs à la prudence, prudence aiguisée par les soubresauts boursiers, géo-politiques ou même climatiques, qui interfèrent dans la bonne marche des affaires. Ce ralentissement affecte également les collectivités publiques, comme vient de le rappeler M. Pierre Maudet, ministre de l’économie de la République et Canton de Genève, lors de la Rentrée des Entreprises. Rechercher 5% d’économies paraît à la fois un objectif ambitieux mais pourtant nécessaire pour un Canton qui annonce 200 millions de déficit à la fin de l’année.

 


 

Or, il est une source d’économie potentielle qui est encore largement inexploitée. Ce sont les heures perdues sous forme de réunionnite. Un syndrome dont se plaignent les employés d’organisations publiques et privées et qui prend une ampleur d’autant plus sévère que le contexte devient difficile. Une étude de la London School of Economics et de la Hadvard Business révèle que les PDG passent en moyenne 18 heures en réunion sur une semaine de 55 heures. Les salariés du privé y consacrent 16/ par semaine et la moyenne dans le service publique serait de 22 heures !

 

Les raisons de cette inflation tient, comme notre expérience le montre, bien moins à la mauvaise volonté qu’à des lacunes quant aux techniques d’animation et de gestion des réunions-Comme si, cet exercice considéré comme basique et évident ne nécessitait pas de préparation particulière. La réalité est plus cruelle et bon nombre de managers ou de chefs (ffes) de service se montrent confrontés à tout ou partie des signes de réunions de travail inefficaces. Des ordres du jour trop long qui conduisent à tronquer l’analyse et la décision, des décisions prises qui sont défaites à l’issue de la réunion, des objectifs de séances peu claires ou insuffisamment partagés, des participants qui s’ennuient et pianotent sur leur iphone car leur contribution à la réunion n’est pas suffisamment explicite, des séances où les non-dits entravent l’accès aux vrais questions ou encore des séances accaparées par des « forts en gueule » qui dévient du sujet. Ce sont des signes connus et éprouvés par une écrasante majorité des salariés et des managers, issus des activités les plus diverses, de niveau hiérarchiques les plus hétérogènes.

 

Cette situation n’est pas une fatalité. Pour y remédier il suffit de former les équipes à des séances de travail où la distinction entre la diffusion d’information, le partage de constats, la production de solution, la définition d’actions et la prise de décisions est très clairement délimitée et maîtrisée. Mettre sur pied à chaque coup des séances de 1h30 qui produisent des décisions solides, voilà la promesse de gains de productivité rapides et immédiats 5% d’économies dans ce domaine paraît même une promesse dérisoire. Quand est-ce que nous nous y mettons ?

 

07:40 Écrit par Christophe Zimmermann dans Air du temps, Démocratie, Genève, Humeur | Lien permanent | Commentaires (0) | |  Facebook | |

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